TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO 
FirmaYa

FirmaYa es una herramienta que permite el uso de los servicios descritos en el presente documento (en adelante “FirmaYa”). FirmaYa es una herramienta en línea que es de propiedad y administrada por Gestión de Seguridad Electrónica S.A. – GSE S.A. El nombre y el logotipo de FirmaYa son marcas comerciales registradas por GSE.

El uso de FirmaYa está sujeto a los siguientes términos y condiciones (en adelante los “Términos y Condiciones”).

  1. PARTES

    GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. – GSE S.A. (en adelante “GSE”), sociedad comercial, identificada con NIT. 900.204.272-8, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., es la empresa que desarrolló la aplicación móvil FirmaYa.

    El Usuario, es la persona natural o jurídica, que utiliza FirmaYa. El Usuario al acceder a FirmaYa acepta los presentes Términos y Condiciones, que regulan el licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de FirmaYa, y los servicios que se prestan a través de FirmaYa.

  2. DEFINICIONES

Para efectos del presente documento, las siguientes palabras se entenderán en los términos aquí establecidos, las demás palabras se entenderán principalmente por su significado técnico y luego por el uso normal que se haga de ellas:

  1. Código Fuente o Fuentes: Se refiere a los objetos de código computacional que dan origen a los programas de ordenador en general y en especial a los que corresponden a FirmaYa.
  2. Contrato: Hace referencia al Contrato de Licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de FirmaYa, y de prestación de servicios, el cual, se encuentra regulado por lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones. El Contrato se perfecciona cuando el Usuario acepta los Términos y Condiciones en FirmaYa.
  3. Firma Digital: Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
  4. Firma Electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como, cualquier acuerdo pertinente.
  5. Hardware: Es toda aquella máquina o dispositivos computacionales que cumplen con los requisitos establecidos en el documento sobre los cuales funciona plenamente FirmaYa.
  6. Licencia: Se refiere a las condiciones bajo las cuales el titular del derecho patrimonial de autor sobre FirmaYa, es decir GSE, establece el derecho de uso de FirmaYa por parte del Usuario, bajo ciertos parámetros establecidos por GSE, mediante el uso de un servicio en línea. 
  7. Soporte Técnico: Se entiende por soporte técnico el servicio mediante el cual GSE responde a inquietudes del Usuario relacionadas con FirmaYa, y brinda solución a los inconvenientes que sobre dicha plataforma se puedan presentar.
  8. Términos y Condiciones: Es el presente documento, a través del cual se regulan los términos y condiciones del Contrato.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene capacidad para contraer obligaciones de conformidad con la ley colombiana y que contrata los servicios y la licencia no exclusiva y temporal den uso de FirmaYa.

3. CAPACIDAD PARA CELEBRAR CONTRATOS

Según la ley de Colombia, la persona natural o jurídica que acepte estos Términos y Condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.

Se presume que el Usuario que acepte los presentes Términos y Condiciones se encuentra facultado y tiene capacidad para celebrar contratos, y para asumir obligaciones en su nombre. En el caso de que el Usuario sea persona jurídica, se entiende que la persona natural que acepta los Términos y Condiciones tiene las facultades y atribuciones para aceptarlos en nombre y representación de la persona jurídica y, por tanto, obligarla frente a GSE.  

El Usuario declara y garantiza que tiene al menos 18 años y que posee el derecho legal y la capacidad de celebrar aceptar los presentes Términos y Condiciones y para celebrar el Contrato.

3.1 ACEPTACIÓN

Al registrarse, el Usuario reconoce que ha leído y comprendido estos Términos y Condiciones y que, en consecuencia, acepta lo dispuesto en ellos y acepta que estos pueden tener actualizaciones y modificaciones, las cuales GSE podrá realizar sin previo aviso y notificación directa al Usuario, teniendo este último la obligación de revisar periódicamente la página web www.firmaya.co  en la cual serán publicadas. GSE puede modificar los presentes Términos y Condiciones: (a) publicando en su página web los nuevos Términos y Condiciones, o (b) enviando información sobre la modificación a la dirección de correo electrónico que cada Usuario proporciona a GSE. El uso continuado del servicio y de FirmaYa se considerará como aceptación de los Términos y Condiciones modificados.

El Usuario que no esté de acuerdo con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones no podrá hacer uso de los servicios prestados por GSE, ni de FirmaYa.

La sola aceptación sobre este documento implica que el Usuario leyó detenidamente los Términos y Condiciones y acepta todas y cada una de las estipulaciones que el mismo contiene.

La información contenida en el presente documento, así como, su aceptación goza de plena validez a la luz del artículo 5 de la Ley 527 de 1999, por medio del cual se reconoce jurídicamente los efectos de los mensajes de datos.

4. OBJETO

A cambio de la remuneración que deberá pagar el Usuario, GSE se obliga para con el Usuario a licenciarle de manera no exclusiva y de forma temporal el uso de FirmaYa y a prestarle los servicios que sean adquiridos por el Usuario, dependiendo del número de transacciones adquiridas por el Usuario. Así mismo, GSE se obliga a efectuar la implementación y activación de la cuenta del Usuario en FirmaYa, así como, a brindar el servicio de soporte para su correcta operación, por su parte, el Usuario se obliga a pagar las sumas pactadas dependiendo del servicio seleccionado y del número de transacciones adquiridas, y a cumplir con los presentes Términos y Condiciones.

El Usuario puede acceder a FirmaYa través de una aplicación o de un servicio web, ya sea, mediante un dispositivo móvil o un equipo de escritorio.  

PARÁGRAFO PRIMERO: GSE no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el Usuario a la hora de elegir los servicios o el número de transacciones, así como, tampoco al momento de digitar o ingresar su información o de cualquier error del Usuario al utilizar FirmaYa o al incluir una firma en sus documentos utilizando FirmaYa.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario se compromete a informar a GSE en cualquier caso que se presente cualquier tipo de error, modificación de información, y en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para GSE, para el Usuario o para terceros. 

PARÁGRAFO TERCERO: GSE no autoriza al Usuario el uso de FirmaYa para la prestación de servicios S.A.A.S. (Software As a Service) y P.A.A.S (Platform As a Service), en los que el Usuario autoricen a terceros a acceder a FirmaYa y/o los programas de propiedad de GSE. Este acceso se considera un acceso no autorizado por parte de GSE. Adicionalmente, el Usuario no estará habilitado para implementar ningún tipo de servicio bajo la modalidad ASP (Aplication Solution Provider) o Proveedor de Servicios de Aplicaciones con base en FirmaYa y los programas contenidos en el mismo, ni podrá vender, distribuir o usar FirmaYa y los programas contenidos en el mismo mediante accesos no autorizados por GSE.

PARÁGRAFO CUARTO: Los servicios de certificación digital se prestarán de acuerdo con lo establecido en los “Términos y Condiciones” que se encuentran publicados en el siguiente link: https://gse.com.co/terminos-y-condiciones/, los cuales hacen parte integral de los presentes Términos y Condiciones, y son aceptados por el Usuario.

PARÁGRAFO QUINTO: Los servicios de certificación digital prestados por GSE, se ejecutan o se llevan a cabo de acuerdo a la “Declaración de Prácticas de Certificación”, así como, a las “Políticas de Certificado para Certificados Digitales”, “Política de Generación de Firmas Electrónicas Certificadas”, “Política de Certificado para Servicio de Estampado Cronológico”, “Política de Certificado para Servicio de Archivo, Registro, Conservación, Custodia y Anotación para los Documentos Electrónicos Transferibles y Mensajes de Datos”, “Política de Certificado para Servicio de Correo Electrónico Certificado” y a la “Política de Tratamiento de Datos Personales”, documentos y políticas que, en todo caso, GSE está en la obligación de llevar de acuerdo a su calidad de entidad de certificación digital, y que el Usuario declara conocer previo a la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, aceptando el contenido de las mismas, y reconociendo que hacen parte integral del Contrato. El Usuario se compromete a verificar en la página web de GSE si alguno de dichos documentos fue objeto de modificaciones.

PARÁGRAFO SEXTO: La hora oficial para todas las transacciones que utilicen el servicio de FirmaYa serán las marcas de tiempo registradas por los servidores del servicio o por la estampa cronológica que se incluya, en caso de que el Usuario contrate el servicio de estampado cronológico con GSE.

5. ALCANCE DE FIRMAYA 

FirmaYa es una aplicación en línea para dispositivos móviles y equipos fijos que permite el uso de los servicios ofrecidos por GSE. Para usar dichos servicios, el Usuario deberá adquirirlos y determinar el número de transacciones que desea adquirir, de conformidad con los paquetes establecidos por GSE.

Los siguientes son los servicios que se pueden adquirir y utilizar a través de FirmaYa, los cuales dependen del paquete adquirido por el Usuario:

5.1. SERVICIO DE FIRMA ELECTRÓNICA: 

a. Descripción

El servicio de firma electrónica permite la gestión de archivos en formato PDF, que requieran de la vínculación y/o aprobación de una persona mediante la validación existencia de su correo electrónico, permitiendo agregar a un documento específico, la característica de firma electrónica mediante el uso de un código, en los términos que establece la definición de la firma electrónica en el decreto 1074 de 2015 en el capítulo 47, artículo 2.2.2.47.1.

b. Directrices

Si el Usuario adquiere y utiliza el servicio de firma electrónica, acepta realizar transacciones comerciales con documentos y firmas electrónicas en lugar de documentos y firmas en papel o firmas digitales. 

El Usuario no tiene ninguna obligación de realizar transacciones comerciales electrónicamente. Para retirar su consentimiento para realizar transacciones electrónicas, el Usuario debe dejar de usar el servicio y ponerse en contacto con la parte remitente para explorar otras opciones. 

El Usuario debe leer y firmar cada documento caso por caso. Toda decisión de ver o firmar un documento electrónicamente no afecta los efectos jurídicos de las transacciones ya realizadas utilizando documentos y firmas electrónicos o en papel. 

El Usuario se obliga a leer cada documento antes de firmarlo electrónicamente y acepta que es el único responsable por la inclusión de dicha firma. El Usuario se obliga a comunicar todas las cuestiones relacionadas con el contenido de un documento directamente con la parte remitente. 

Por último, el Usuario se compromete a notificar a las partes remitentes y a GSE de cualquier cambio en su dirección de correo electrónico con el fin de evitar interrupciones en sus comunicaciones. 

El Usuario reconoce y entiende que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en Colombia y otros países. También entiende que las copias impresas de documentos electrónicos no se consideran originales legales, sino copias de los documentos originales que se encuentran dentro de FirmaYa.

c. Requisitos

El uso de FirmaYa requiere un navegador web compatible con los estándares que admita el protocolo HTTPS, HTML y cookies. El uso de FirmaYa requiere de dispositivos compatibles según lo que establezca la versión publicada en la tienda de aplicaciones correspondiente y compatible con el dispositivo del Usuario. Las firmas electrónicas son nulas donde lo establezca la ley de manera expresa.

5.2. SERVICIO DE FIRMA DIGITAL.

a.Descripción 

El servicio de firma digital se encuentra descrito en la versión más reciente de la Declaración de Prácticas de Certificación y la Política de Certificación para Certificados Digitales, publicadas en la sección de marco regulatorio del portal de GSE (https://gse.com.co/), así como, sus directrices y requisitos. 

5.3. SERVICIO DE ESTAMPADO CRONOLÓGICO

El servicio de estampado cronológico se encuentra descrito en la versión más reciente de la Declaración de Prácticas de Certificación y la Política de Certificado para Servicio de Estampado Cronológico (denominado comercialmente como Cronofirma) publicadas en la sección de marco regulatorio del portal de GSE (https://gse.com.co/), así como sus directrices y requisitos. 

5.4. SERVICIO DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE

El servicio de almacenamiento en la nube se encuentra descrito en la versión más reciente de la Declaración de Prácticas de Certificación y la Política de Certificado para Servicio de Archivo, Registro, Conservación, Custodia y Anotación para los Documentos Electrónicos Transferibles y Mensajes de Datos  (denominado comercialmente como Firmarchivo) publicadas en la sección de marco regulatorio del portal de GSE (https://gse.com.co/), así como sus directrices y requisitos.

5.5. CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO

El servicio de correo electrónico certificado se encuentra descrito en la versión más reciente de la Declaración de Prácticas de Certificación y la Política de Certificado para Servicio de Correo Electrónico Certificado asociada al servicio de correo electrónico certificado. (denominado comercialmente como Firma@email) publicadas en la sección de marco regulatorio del portal de GSE (https://gse.com.co/), así como sus directrices y requisitos. 

6. FUNCIONALIDADES DE FIRMAYA

Las funcionalidades que se habilitan al Usuario autorizado en FirmaYa y que se regulan en estos Términos y Condiciones incluyen: 

En su versión Web Permite la firma digital de documentos en formato PDF de manera nativa y de otros formatos haciendo uso del formato p7z (formato PKCS#7/CAdES). De manera complementaria permite las siguientes funciones:

  • Incluir una representación gráfica de la firma (firma manuscrita o imagen de firma manuscrita).
  • Realizar firma LTV (Long Term Validation), para conservación del documento firmado a largo plazo.
  • Realizar estampado cronológico (Requiere una suscripción al servicio de estampado que ofrece GSE al mercado, como producto independiente).
  • Verificar firma digital de documentos.
  • Marca de agua. 
  • Almacenar documentos que se cargan al sistema para firma y documentos firmados.
  • Eliminar documentos.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Usuario reconoce haber comprendido las características y funcionalidades de FirmaYa y que ésta se adecúa aceptablemente a sus necesidades y procesos propios. En caso de que el Usuario requiera desarrollos particulares o solicite especificaciones adicionales, GSE se reserva el derecho de atender dicho requerimiento, servicio que será facturado al Usuario de acuerdo al valor acordado por dichos servicios adicionales. 

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: FirmaYa es una versión estándar, de manera que GSE no está obligado a hacer desarrollos especiales, por lo tanto, las funcionalidades adicionales que no contenga el software, aún definidas en la Ley, no se considerarán un defecto de éste, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el Usuario deberá correr procesos en herramientas distintas a las que incluye FirmaYa para obtener el resultado que espera, teniendo en cuenta que dependerá de las restricciones de uso.

 

PARÁGRAFO TERCERO: GSE se reserva el derecho de hacer cambios en cualquier momento y sin previo aviso sobre FirmaYa o los módulos o las funcionalidades de esta, de acuerdo con su criterio y las necesidades generales de FirmaYa.

 

Las herramientas adicionales que se incluyan en FirmaYa a manera de parámetros, formatos o ayudas, pueden o no ser usados por el Usuario, pero no tienen garantía y no exoneran al Usuario de la definición de sus propios formatos o validación de resultados, o a asumir un costo adicional por ellos, a la vez que no obligan a GSE a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados de FirmaYa en cualquier momento, sin previo aviso. 


PARÁGRAFO CUARTO: A menos que GSE sea nombrada como parte directa, la relación de GSE con todos los documentos y transacciones completadas utilizando FirmaYa es la de un tercero de confianza y desinteresado. En consecuencia, GSE renuncia a cualquier representación de cualquier tipo con respecto a los documentos o transacciones que pasan a través de FirmaYa. El Usuario es el único responsable de reconocer a las partes interesadas en todas las transacciones que complete utilizando FirmaYa y de evaluar todos los riesgos asociados.

7. SUSCRIPCIÓN

GSE dispondrá en FirmaYa un módulo donde el Usuario podrá registrarse, obtener y activar una cuenta en FirmaYa. Así mismo, dispondrá de un módulo en el que el Usuario podrá SELECCIONAR el servicio y el número de transacciones que desea adquirir de conformidad con los paquetes establecidos por GSE, y donde realizará el pago correspondiente, previo a su activación. 

Cada paquete adquirido por el Usuario tendrá una vigencia máxima de uso, por lo cual, el Usuario acepta que en caso de no utilizar la totalidad de transacciones adquiridas durante dicha vigencia las perderá y GSE no realizará ningún reembolso. 

GSE enviará por correo electrónico al Usuario las instrucciones para el acceso y uso de los servicios de FirmaYa. 

8. REGISTRO DE CUENTAS Y USUARIOS

Para acceder a FirmaYa, el Usuario deberá registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. GSE da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a GSE de poseer información falsa sobre cualquier Usuario.

En consecuencia, el Usuario declara y garantiza que toda la información que proporciona a GSE es verdadera, precisa y completa, y que tiene derecho legal a utilizar las direcciones de correo electrónico que proporcione. El Usuario acepta y se obliga a mantener la información de su cuenta actualizada y a mantener la confidencialidad de su cuenta. El Usuario es responsable de todas las actividades que ocurran bajo su cuenta. 

El Usuario únicamente podrá disponer de una (1) cuenta en FirmaYa. 

9. INFORMACIÓN DE LA CUENTA

GSE proporciona un sitio donde se alojan datos que el Usuario administra bajo su cuenta y riesgo. GSE vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al Usuario o frente a terceros.

GSE pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.

GSE tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada Usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada. Se da a entender que el Usuario, al usar los servicios de GSE, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a GSE de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario.

GSE no estará obligado a velar por la legalidad del contenido, información o documentación que los Usuarios alberguen en su cuenta a través de FirmaYa, sin embargo, podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.

El Usuario se obliga a: (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios de FirmaYa; (ii) no utilizar FirmaYa con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado; (iii) no usar FirmaYa con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no; (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como, derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado.

El Usuario manifiesta ser dueño de la información y documentación que ingresa en FirmaYa y bajo ninguna circunstancia esta información o documentación pasará a ser propiedad de GSE y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de FirmaYa sobre la cual el Usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considere surtida transferencia alguna en razón de su uso. 

Si el Usuario da por terminado el Contrato deberá descargar o migrar la documentación e información que tenga albergada antes de la terminación efectiva del Contrato, ya que, GSE no se obliga a mantenerla y/o conservarla. En ningún momento GSE se obliga a entregar la información o documentación en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información o documentación pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software.

Adicional a lo anterior, GSE no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el Usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información a FirmaYa o de incluir una firma digital o electrónica en algún documento o del contenido del mismo. 

10. POLÍTICA COMUNICACIONAL

Al registrar su cuenta, el Usuario debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como, registrar todos aquellos datos que FirmaYa le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita a FirmaYa procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos, mensajes y llamadas con información sobre y para el uso de FirmaYa, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por GSE a través de correo electrónico o a su teléfono de contacto. Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de tratamiento de información otorgada por el Usuario.

11. SEGURIDAD DE LA CUENTA

GSE vela por la seguridad de la contraseña que provea el Usuario a la hora de registrar una cuenta con GSE y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otra parte, GSE no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del Usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el Usuario directamente.

12. LIMITACIONES

El Usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software o hardware de FirmaYa, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además, queda prohibida la separación de los componentes. GSE autoriza el uso del software como un producto único. 

13. SUSPENSIÓN O CIERRE DE LA CUENTA

GSE podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un Usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el Usuario utilice los servicios prestados por GSE para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros, y especialmente, los derechos de GSE y de otros usuarios; (ii) En caso de que GSE encuentre que el Usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de FirmaYa o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a GSE que el Usuario no tenía capacidad para contratar los servicios de GSE, en los términos de lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones.

GSE recomienda imprimir o copiar cualquier documento importante que se encuentre en la plataforma de FirmaYa porque al cancelarse la cuenta se perderá el acceso a documentos, mensajes u otros contenidos en su cuenta después de la cancelación. GSE se reserva el derecho de cancelar cualquier cuenta que viole los presentes Términos y Condiciones.

14. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

14.1. Obligaciones del Usuario

En virtud del Contrato, el Usuario se obliga a:

 

  1. Contar con los equipos y elementos necesarios para el correcto funcionamiento de FirmaYa. 
  2. Proveer todos los elementos y/o información requerida para acceder a FirmaYa.
  3. Facilitar a GSE el acceso a la información, instalaciones, recursos físicos, humanos y de logística que sean necesarios para el cumplimiento y ejecución del Contrato.
  4. Cumplir con los requerimientos técnicos para que FirmaYa opere eficazmente. El Usuario acepta que conoce y que GSE le informó dichos requerimientos, que se enuncian a continuación: 1. Acceso a internet de manera estable. 2. Cumplir con los parámetros de las fichas técnicas, las cuales, son entregadas al Usuario mediante correo electrónico al momento de activar su cuenta o mediante la publicación en la página web www.firmaya.co 
  5. Hacer buen uso de la información, los documentos y demás elementos que GSE le suministre para el desarrollo del Contrato, conservando la obligación de reserva y confidencialidad de la información.
  6. Leer los manuales puestos a disposición por GSE, para el uso correcto de FirmaYa. 
  7. Suministrar de manera completa, veraz y oportuna la información requerida por GSE para la ejecución del Contrato; el Usuario deberá enviar a tiempo la información solicitada y requerida para poder proceder con la activación oportuna del servicio.
  8. Informar oportunamente cualquier circunstancia que pueda alterar la ejecución del Contrato.
  9. Dar respuesta a las solicitudes de GSE, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud.
  10. Atender las instrucciones de GSE para la utilización de FirmaYa en sus manuales de usuario y video tutoriales.
  11. Pagar a GSE oportunamente los valores en la forma y plazo estipulado para ello.
  12. Utilizar la contraseña y su cuenta de acceso debidamente y guardarla de forma confidencial, para que no pueda ser utilizada por personas sin autorización. GSE no será responsable por la utilización indebida de la contraseña o de la cuenta. Por lo tanto, el Usuario es plenamente responsable de todas las actividades que se realicen en su cuenta de acceso.
  13. Obtener y mantener todo el hardware, el software y el equipo de comunicaciones, de conformidad con las fichas técnicas, necesarios para acceder al servicio.
  14. Responsabilizarse por la cantidad y calidad de la información y documentación digitada en FirmaYa y la suministrada a GSE.
  15. Informar inmediatamente a GSE de cualquier uso no autorizado de su cuenta y de cualquier otro problema de seguridad.
  16. Respetar los derechos de autor, evitar el acceso no autorizado a redes, computadoras o información de terceros, evitar la distribución de virus y en general evitar el uso indebido de sus cuentas de acceso a FirmaYa, absteniéndose de copiar, duplicar o reproducir, bajo ninguna excusa y por cualquier sistema o forma el software objeto del presente Contrato y documentación y/o material que hace parte del mismo.
  17. Conocer y respetar la normatividad colombiana referente a la firma digital, así como, las demás normas que las modifiquen, sustituyan y complementen.
  18. Mantener indemne a GSE de cualquier demanda o reclamación laboral, tributaria o de cualquier otro tipo, que surja del desarrollo de actividades realizadas por el Usuario.
  19. Actuar de buena fe.
  20. Cumplir o atender los requerimientos de información de los organismos de control, especialmente del ONAC.
  21. Cumplir con lo establecido en la Declaración de prácticas de certificación de GSE la cual se encuentra en https://gse.com.co/marco-regulatorio/ 
  22. Asegurar que su rol dentro de la relación contractual y/o comercial se desarrollará dentro de una postura imparcial.
  23. No utilizar FirmaYa para ningún propósito ilegal o prohibido en la legislación colombiana o en los presentes Términos y Condiciones. Así mismo, deberá dar un uso responsable y cuidadoso de FirmaYa y sus servicios, de tal manera que no genere daños que puedan deshabilitar, sobrecargar, deteriorar o interferir con el uso y disfrute por parte de terceros de FirmaYa.
  24. No utilizar FirmaYa para transmitir, almacenar, divulgar, promover o distribuir datos o contenidos que sean portadores de virus o cualquier otro código informático, archivos o programas diseñados para interrumpir, destruir o perjudicar el funcionamiento de cualquier programa o equipo informático o de telecomunicaciones. 
  25. Hacer uso adecuado de FirmaYa y no utilizar software especializado o herramientas maliciosas para intentar acceder a contenidos e información no autorizada o afectar el funcionamiento de esta.
  26. Ejecutar con periodicidad una verificación del equipo electrónico en el cual accede a FirmaYa.
  27. Cumplir con las demás obligaciones señaladas en los presentes Términos y Condiciones o que puedan surgir en virtud de la ejecución del Contrato, así como, las establecidas en la ley.

14.2. Obligaciones de GSE

En virtud del Contrato, GSE se obliga a:

 

  1. Permitir el acceso a FirmaYa durante el tiempo en que el Usuario tenga contratado el servicio.
  2. Prestar los servicios de soporte de conformidad con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones.
  3. Poner a disposición del Usuario el material necesario como manuales de usuario, video tutoriales y capacitaciones virtuales para atender dudas y preguntas sobre el funcionamiento de FirmaYa. 
  4. Asegurar que su rol dentro de la relación contractual y/o comercial se desarrollará dentro de una postura imparcial.
  5. Otorgar garantía de funcionamiento sobre FirmaYa.
  6. Entregar al Usuario un certificado de firma digital o vincular el mismo si cuenta con uno vigente emitido por GSE para su uso exclusivo en FirmaYa, de conformidad con los presentes Términos y Condiciones, dependiendo del paquete adquirido por el Usuario. 
  7. Las demás que se deriven del Contrato y de la Ley.

15. VALOR Y FORMA DE PAGO 

Los Usuarios podrán acceder a los servicios de GSE y obtener una cuenta y el licenciamiento temporal y no exclusivo de FirmaYa, adquiriendo alguno de los paquetes establecidos por GSE.

La descripción de los paquetes, los servicios y transacciones que incluyen, así como, sus tarifas, se encuentran publicados en la página web www.firmaya.co. Dichos paquetes son establecidos por GSE y no pueden ser modificados por el Usuario al momento de su adquisición. 

El Usuario acepta expresamente que GSE podrá modificar los precios y tarifas establecidas, sin previo aviso ni notificación directa al Usuario. En caso de modificación de estas tarifas y precios establecidos, GSE publicará en la página web www.firmaya.co los nuevos precios y tarifas, manteniendo vigente y actualizada esta información, obligándose el Usuario a consultar periódicamente la página web enunciada anteriormente, para su respectivo conocimiento. La modificación de los precios, tarifas y paquetes únicamente aplicará para los nuevos servicios adquiridos por los Usuarios, pero no para las suscripciones que se encuentren vigentes. 

15.1. FORMA DE PAGO

El valor de los paquetes adquiridos por el Usuario debe ser pagado de manera anticipada y en un solo pago, a través de los medios de pago dispuestos en FirmaYa.

GSE remitirá la factura por el valor de los servicios adquiridos por el Usuario, la cual, se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por el Usuario dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, y de todas maneras, se entiende aceptada si el Usuario realiza el pago.

15.2. MEDIOS DE PAGO

GSE ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder a algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario que el Usuario registre alguna información, como, por ejemplo, un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el Usuario.

GSE da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta y de la tarjeta de crédito, por lo tanto, GSE no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

GSE, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información.

No obstante lo anterior, el Usuario autoriza a GSE a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

El Usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita

PARÁGRAFO PRIMERO: La totalidad de paquetes o servicios adquiridos deben utilizarse durante la vigencia de los mismos, establecida por GSE, en consecuencia, GSE no hará ningún tipo de reembolso al Usuario por los servicios pagados y no utilizados, incluso si la terminación del Contrato es anticipada. El Usuario no solicitará ningún reembolso o un plazo adicional para su consumo, ya que el Usuario no podrá excusarse con el pretexto de no estar usando FirmaYa o no haber utilizado los servicios o transacciones, ya que las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario tendrá la facultad unilateral de ejercer el derecho a retractarse de la compra de los servicios prestados por GSE S.A., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del pago de los servicios, de acuerdo con lo establecido en artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto de protección al consumidor). En dicho evento, GSE le devolverá al Usuario las sumas que pagó menos las tarifas de operador de medio de pago que puedan estar asociadas con este. El retracto debe realizarse por correo electrónico a area.comercial@gse.com.co o abriendo un ticket de soporte en LGPI (url del sistema de soporte). 

Luego de transcurrido este término no habrá lugar al retracto ni a la devolución de dineros. El Usuario no tendrá la facultad de retractarse de la compra si accedió y utilizó la plataforma FirmaYa.

16. DURACIÓN  

El Contrato tendrá una duración dependiendo de la vigencia de los servicios adquiridos por el Usuario, contado a partir de la fecha de adquisición de dichos servicios.

El Contrato no se renovará automáticamente. Si el Usuario desea continuar con los servicios de FirmaYa deberá realizar una nueva la suscripción a FirmaYa y realizar el pago de los paquetes o servicios, de acuerdo con las tarifas vigentes en la fecha de realización de la compra.

17. PROPIEDAD INTELECTUAL

Las Partes reconocen y aceptan que los derechos de Propiedad Intelectual, la cual comprende tanto a la Propiedad Industrial como Derechos de Autor, de los servicios que sean provistos en virtud del Contrato, y especialmente de la plataforma FirmaYa, son de GSE o que este se encuentra autorizado para utilizarlos por su titular. Por lo tanto, el Usuario se compromete a no utilizarlos o explotarlos por fuera de los términos del Contrato, así como, a respetarlos, de conformidad con lo establecido en la Política de Protección de Propiedad Intelectual de GSE.

El Usuario no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco ningún derecho de utilizarla, excepto por la autorización que GSE le otorga con ocasión del presente Contrato. La divulgación de la información confidencial no implica el licenciamiento de derecho de patentes o derecho de autor o ningún otro derecho por parte de sus titulares, que no sean los establecidos aquí.

Se entiende que los derechos de autor de la plataforma FirmaYa están en cabeza de GSE S.A. Ninguno de los elementos contenidos en el presente Contrato podrá nunca entenderse como una cesión total ni parcial sobre los derechos patrimoniales de GSE sobre FirmaYa. En ese sentido, el Usuario se obliga a respetar estos derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad industrial de los que pueda ser titular GSE, lo que implica no usar indebidamente la marca, signos distintivos, invenciones, ni FirmaYa.

FirmaYa contiene información confidencial y secretos comerciales de propiedad de GSE, incluidos, entre otros, texto, gráficos, logotipos, imágenes, software e iconos, que están protegidos por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual y las leyes aplicables.

El uso sobre los derechos de los cuales sea titular GSE debe limitarse exclusivamente a los que son autorizados por medio del presente Contrato y cualquier uso contrario se considerará una violación a los derechos de propiedad intelectual de GSE, lo que le dará la facultad de iniciar la defensa de sus derechos por cualquier medio legal e incluso la reclamación para que sea indemnizado en caso de existir algún perjuicio con la violación, así como, a terminar el presente Contrato sin que haya lugar a indemnización a favor del Usuario.

Ninguna persona diferente al personal de GSE, o expresamente autorizado por éste, podrá realizar modificaciones a FirmaYa o cualquiera de sus componentes. Por esta razón, GSE no asume ninguna responsabilidad por cambios o alteraciones hechas a FirmaYa por personas ajenas a él o no autorizadas por él.

GSE se reserva todos los derechos, títulos e intereses sobre las palabras y marcas “FirmaYa”, “FirmaYa Móvil”, “FirmaYa WEB”, “GSE” y cualquier palabra, frase o logotipo que incorpore lo anterior (colectivamente, las “Marcas de GSE”). Usted acepta no mostrar ni utilizar las Marcas de GSE de ninguna manera sin el permiso previo y por escrito de GSE.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para todos los efectos legales se aplicará lo dispuesto en el Código de Comercio, la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 de 1993 y la Decisión 486 de 2000, junto con las normas conexas y complementarias en materia de Propiedad Intelectual.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que, existiere durante el desarrollo del presente Contrato o con posterioridad a la vigencia de este, violación a lo señalado en la presente cláusula, el Usuario queda obligado a cancelar a favor de GSE, sin requerimiento alguno y solo con la comprobación del incumplimiento de la mencionada obligación, los daños y perjuicios que ocasionare tal violación. Sin perjuicio de lo anterior, si algún empleado o contratista del Usuario incumpliere la obligación antes mencionada, la misma sanción le será aplicada al Usuario, quien, de igual manera, deberá responder por los daños y perjuicios causados a GSE.

18. CONFIDENCIALIDAD

Las Partes quedan obligadas a mantener reserva sobre cualquier información documental o verbal que conozcan o lleguen a conocer con ocasión de la ejecución del Contrato y que se haya determinado que es confidencial, así como, cualquier información verbal o documento que conozcan o lleguen a conocer respecto de la otra parte. En consecuencia, las Partes se comprometen a no usar la Información Confidencial ni a divulgarla a terceros. Ninguna de las Partes podrá entregar Información Confidencial a ningún tercero sin el consentimiento previo y escrito de la otra parte. Aquellos documentos, programas, bases de datos, tecnología y demás operaciones inherentes a la actividad de GSE, a los cuales pueda tener acceso directo o indirectamente el Usuario, constituyen información confidencial de propiedad exclusiva de GSE, que conlleva Secretos Empresariales de propiedad intelectual protegidos por la Ley 23 de 1982,  Ley  44  de  1993  y  la  Decisión  344  y  351  del  Acuerdo de Cartagena sobre derechos de autor y propiedad industrial, y todas aquellas normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan. La información mencionada anteriormente será utilizada exclusivamente para el desarrollo del objeto del Contrato.

Así mismo, las Partes utilizarán los medios necesarios para que sus empleados guarden debida reserva sobre tales informaciones, y garantizará que solamente el personal que se encuentre directamente relacionado con la prestación de los servicios, tenga conocimiento de la información de propiedad de la otra parte.

El incumplimiento de las obligaciones consagradas en esta cláusula se considera como incumplimiento grave del Contrato, pudiendo cualquiera de las Partes terminar en forma anticipada el Contrato celebrado, sin perjuicio de las reclamaciones a que tenga derecho el afectado.

19. CAUSALES DE TERMINACIÓN

El Contrato se podrá terminar por las Partes por las siguientes causas:

  1. Vencimiento del término pactado sin que hubiese prorroga o sin que el Usuario adquiera un nuevo paquete.
  2. Mutuo acuerdo entre las Partes.
  3. Por el incumplimiento de alguna de las obligaciones estipuladas de las Partes, salvo que la causal que da origen ha dicho incumplimiento no sea atribuible a la otra parte.
  4. Por la insolvencia de alguna de las Partes.
  5. La iniciación del trámite de liquidación obligatoria, concordato o reestructuración de cualquiera de las Partes.
  6. Violación a la confidencialidad de la información.
  7. Las demás causales consagradas en el Contrato y las previstas por la ley.

PARÁGRAFO: Para los Usuarios que hayan adquirido el servicio de almacenamiento en la nube, GSE recomienda imprimir o copiar cualquier documento importante que se encuentre en la plataforma de FirmaYa porque al terminarse el Contrato o al cancelarse la cuenta se perderá el acceso a documentos, mensajes u otros contenidos en su cuenta después de la cancelación. GSE se reserva el derecho de cancelar cualquier cuenta que viole los presentes Términos y Condiciones y de terminar el Contrato, sin que se genere ningún tipo de indemnización a favor del Usuario.

20. GARANTÍA DE FirmaYa

GSE otorga una garantía de funcionamiento sobre FirmaYa, que da derecho al Usuario a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al software licenciado. Por defectos se entenderán todos los errores y fallos reproducibles posibles que se den en FirmaYa y todos los fallos sustanciales de FirmaYa para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del Usuario. En estos casos el Usuario comunicará inmediatamente a GSE la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a GSE identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.

En el evento en que GSE no pueda temporalmente prestar los servicios contemplados en el presente documento por motivo de la intervención de un evento constitutivo de caso fortuito o fuerza mayor, entendiéndose por caso fortuito todo evento imprevisible e irresistible ajeno a la esfera de actividad de la parte deudora incumplida, GSE notificará al Usuario el plazo de tiempo estimado de reanudación de los Servicios.

El uso del servicio y de FirmaYa es bajo el propio riesgo del Usuario. GSE proporciona el servicio de FirmaYa “tal cual” y “según disponibilidad”, en consecuencia, el Usuario renuncia expresamente a todas las garantías de cualquier tipo, ya sean expresas o implícitas, incluidas, entre otras, las garantías implícitas de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular y no infracción.

El Usuario acepta que (i) GSE no garantiza que el servicio y FirmaYa cumplirán con los requisitos o expectativas del Usuario, por lo que, es obligación del Usuario  evaluar las funcionalidades y el alcance de FirmaYa antes de tomar o adquirir los servicios y/o la licencia de FirmaYa; (ii) El servicio no será ininterrumpido, oportuno, libre de errores o libre de virus y otros componentes dañinos, (iii) los documentos que almacene en FirmaYa no estarán disponibles y serán accesibles a la terminación del Contrato o a la cancelación de la cuenta del Usuario, para los Usuarios que hayan adquirido el servicio de almacenamiento en la nube. 

PARÁGRAFO PRIMERO: Para la efectividad de la garantía el Usuario deberá cumplir con las siguientes condiciones:

  1. No alterar ni ingresar a FirmaYa, por medios diferentes a los propios del software o a los realizados directamente por GSE, ni dañar ni alterar sus archivos de datos.
  2. Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo en el que se acceda a FirmaYa, y dar buen uso al mismo, para evitar daños de FirmaYa o de los archivos de datos en caso contrario.
  3. Permitir al personal de GSE la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el uso de FirmaYa.
  4. Mantenerse en la última versión de FirmaYa, ofrecida por GSE.
  5. Mantener copias de seguridad permanente y actualizada de los archivos suscritos a través de FirmaYa.
  6. No violar los derechos de autor sobre FirmaYa o sobre los sistemas operativos necesarios para su uso.

En caso de incumplimiento total o parcial de lo aquí previsto, GSE puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.

PARÁGARFO SEGUNDO: GSE garantiza únicamente la idoneidad y calidad de FirmaYa, ya que no son objeto de la responsabilidad de GSE ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso o aseguramiento de la información, ni los backups, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con FirmaYa, ni las bases de datos, ni el hardware, ni en general los equipos o software del Usuario, ya que son de la responsabilidad exclusiva del Usuario. El Usuario dispone de herramientas y funcionalidades de FirmaYa que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a GSE por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios a aquellas o a la información o documentación almacenada en FirmaYa.

PARÁGRAFO TERCERO: El acceso y navegación en FirmaYa supone conocer los presentes Términos y Condiciones. GSE realiza los máximos esfuerzos para que el acceso y navegación en FirmaYa se desarrollen en las mejores condiciones, evitando perjuicios de cualquier tipo que pudieran ocasionarse durante los mismos.

GSE no garantiza que el acceso a FirmaYa sea ininterrumpido o que esté libre de error, puesto que se pueden presentar fallas en rendimiento, omisiones, interrupciones de servicio, defectos, demoras en la transmisión o fallas en los sistemas de conexión.

GSE no será responsable por errores u omisiones de información o documentación que se cargue a FirmaYa por parte del Usuario, quien acepta que obrará con el debido cuidado y se hará responsable de las consecuencias y trámites derivados de estas situaciones. GSE no garantiza en caso alguno la veracidad, vigencia o autenticidad de los datos que el Usuario ingresa a FirmaYa.

El Usuario acepta que seguirá la recomendación de cerrar la sesión en FirmaYa y cerrar la ventana de su navegador cuando termine su actividad, más aún si comparte su equipo con alguien o utiliza uno en un lugar público que preste servicios de acceso a internet.

21. SOPORTE TÉCNICO

21.1. Compromiso del Servicio

GSE se compromete a tener disponible los servicios de FirmaYa un 99.7% del tiempo. La suspensión de los servicios que pueda presentarse a raíz de una ventana de mantenimiento o caída del proveedor de infraestructura en la nube no será tomada en cuenta como tiempo de no-disponibilidad de los servicios.

21.2. Soporte y Asistencia

GSE prestará al Usuario servicios de soporte técnico a través de los siguientes medios de comunicación disponibles:

a. Chat en línea: Desde el Portal de Soporte y Servicio al Cliente, el Usuario tiene a su disposición un Chat en Línea.

b. Línea Telefónica: El usuario puede hacer uso de la línea telefónica para el soporte de FirmaYa, la cual se encuentra publicada desde la página web www.firmaya.co

21.3. Esquemas de soporte y horarios de atención

Para garantizar el óptimo funcionamiento de FirmaYa, se encuentra incluido en el Servicio de Soporte y Mantenimiento, destinado a proporcionar la asistencia necesaria para resolución de incidentes que se generen en la operación. El Usuario podrá efectuar solicitudes de servicios, realizar sugerencias, presentar quejas y/o reclamos y reportar no conformidades del producto.

Por cada evento de soporte técnico reportado por el Usuario, se levantará un caso de control, mismo que el Usuario deberá cerrar una vez que su asunto haya sido resuelto. Los esquemas de soporte y sus características se presentan a continuación:

Descripción

Esquema de Atención

Horario de Atención

Lunes a viernes de 07:00 am a 07:00 pm

Sábados Domingos y Festivos de 08:00 am a 06:00 pm

Soporte Telefónico

(1) [405 00 82]

Whatsapp

321 203 22 24

Condiciones del soporte

Reportes recibidos al finalizar el horario de atención diario o semanal, serán gestionados en el siguiente día y de conformidad con el orden de llegada de los

mensajes y prioridad del caso.

 

21.4. Tiempos de respuesta

El Usuario tendrá derecho a un Soporte con los siguientes tiempos de respuesta proyectados:

Clasificación

Prioridad

Tiempo de Atención *

Tiempo de Resolución *

Reporte de un Problema

Urgente

1 hora

4 horas, o según paquete de trabajo acordado con EL CLIENTE.

Alto

2 horas

16 horas, o según paquete de trabajo acordado con EL CLIENTE.

Pregunta o Solicitud

Medio y Bajo

3 horas

48 horas o según paquete de trabajo acordado con EL CLIENTE.

 

Los tiempos de respuesta no incluyen las horas en que se espera información o respuesta por parte del Usuario.

21.5. Prioridad

De acuerdo con la categoría de prioridades definidas por GSE, a continuación, se describen las opciones disponibles:

Prioridad

Descripción

Urgente

La plataforma no está operando. El comportamiento de esta de una u otra manera detiene misión principal de la misma y no hay una solución alterna que aplicar. Entiéndase por solución alterna algún procedimiento de tipo manual o procedimental que permita continuar con la operación y no genera congestión.

Alta

La plataforma se encuentra operacional, pero seriamente afectada. Es importante resolver a la mayor brevedad.

Media

Problema o pregunta, camino alterno aceptable.

Es importante pero no necesariamente cubre una emergencia.

Baja

Requerimiento de información.

Puede esperar a que se realicen las tareas de prioridad mayor.

 

21.6. Escalamiento

El escalamiento está diseñado principalmente para soportes que afectan directamente el producto e impiden el normal funcionamiento de la prestación del servicio. GSE cuenta con tres (3) niveles de Escalamiento de casos para dar solución al Usuario de acuerdo con lo establecido dentro de los tiempos de respuesta presentados para los distintos tipos de requerimientos del Usuario.

22. VENTANAS DE MANTENIMIENTO

GSE, en su continúo mejoramiento de productos y servicios, se reserva el derecho de abrir “ventanas de mantenimiento” que permitirán actualizar o realizar mantenimiento al hardware o software que directa o indirectamente afectan la disponibilidad de prestación del servicio y de FirmaYa, ya que durante dichas ventanas FirmaYa no estará disponible. 

El mantenimiento programado de GSE generalmente se llevará a cabo el segundo y cuarto martes de cada mes entre las 6 pm y las 5 am GMT. GSE hará todos los esfuerzos comercialmente razonables para garantizar que el Servicio estará disponible durante este período. No obstante, GSE se exime de toda responsabilidad por las interrupciones o problemas con el Servicio causados por fuerzas externas que afecten a la fiabilidad de Internet o de los sistemas informáticos desde los dispositivos de los usuarios.

Así mismo, GSE tendrá derecho a realizar servicios de mantenimiento de emergencia o no programados, con aviso previo de al menos tres (3) horas de anticipación, mismos que serán efectuados en los días en que sean requeridos y siempre y cuando no puedan ser aplazados y ejecutados como mantenimientos programados.

La notificación del mantenimiento será proporcionada al Usuario al e-mail que suministró en el momento del registro. GSE será liberado de sus obligaciones de contactar al Usuario si los datos de su contacto están desactualizados o son inexactos como consecuencia de una acción u omisión del Usuario.

El Usuario puede acceder a actualizaciones de FirmaYa por nuevas versiones o ajustes a las mismas en cuanto apliquen y no afecten la arquitectura del software, o a mejoras de acuerdo a la decisión y criterio de GSE, esto si el Usuario se encuentra al día en el pago. GSE recibirá las sugerencias de mejoras sobre FirmaYa presentadas por el Usuario, sin embargo, GSE no está obligado a incorporarlas, como tampoco se obliga a incorporar todas las modificaciones que puedan surgir por cambios de la legislación aplicable.

GSE liberará las versiones actualizadas que llegue a desarrollar mediante el uso de los mecanismos que GSE determine para el efecto. Es entendido que dichas versiones obedecen a la discrecionalidad de GSE y, por lo tanto, GSE no tiene obligación alguna respecto de desarrollos adicionales o liberación de nuevas versiones de FirmaYa. Las versiones actualizadas de FirmaYa deberán ser descargadas por el Usuario siendo esta su exclusiva responsabilidad.

23. INDEPENDENCIA

GSE actuará por su cuenta, con autonomía e independencia y sin que exista relación laboral, ni subordinación con el Usuario. Sus derechos se limitarán por la naturaleza del Contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones del Usuario y el pago oportuno del valor de los servicios prestados. Las Partes son entidades independientes, girando cada una bajo su propio riesgo. Ni este Contrato ni ninguna de las acciones de las Partes, en el cumplimiento de las obligaciones aquí establecidas o alguna omisión, serán interpretadas de manera de crear o imponer una asociación, sociedad o mandato entre las Partes. Cada parte será única responsable de las obligaciones legales y/o convencionales que asuma respecto de sus empleados, contratistas y/o subcontratistas y/o personas que presten servicios para los mismos y/o terceros.

24. RESPONSABILIDAD

El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrece FirmaYa, el cual declara conocer y aceptar en toda su integridad el Usuario. En consecuencia, GSE no será responsable ante el Usuario o ante cualquier tercero por las consecuencias o daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio, pérdida de datos u otras pérdidas intangibles), incidentales, especiales, consecuentes o ejemplares, errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio. 

Especialmente, GSE no será responsable ante el Usuario o ante cualquier tercero por los daños resultantes de: (i) Cualquier documento o transacción enviada o suscrita a través de FirmaYa; (ii) El uso o la imposibilidad de usar FirmaYa, incluidos los errores, interrupciones o retrasos; (iii) Acceso no autorizado o alteración de sus documentos o transmisiones; o (iv) cualquier otro asunto relacionado con FirmaYa. 

La responsabilidad de GSE no excederá, en conjunto, una suma igual al valor pagado por el Usuario por el uso y/o licenciamiento de FirmaYa o de los paquetes o transacciones que haya adquirido.

Las obligaciones que en virtud del presente Contrato asume GSE serán siempre de medio y no de resultado. GSE no asume responsabilidad que el servicio o que FirmaYa sea ininterrumpido o libre de errores, ni tampoco por fallas en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras cosas, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios. Las Partes deben contar con planes de contingencia, en el caso que un evento severo afecte FirmaYa o ponga en peligro la continuidad de sus operaciones, garantizando la prestación de servicios por parte de GSE, o el servidor y back up de respaldo del Software y el uso de la información contenida dentro del mismo, por parte del Usuario.

25. IMPARCIALIDAD Y CONFLICTO DE INTERÉS

Las Partes se comprometen a implementar las metodologías pertinentes que permitan asegurar la mitigación de actos que deriven en posibles conflictos de interés, así mismo, asegurar la implementación de buenas prácticas que permitan mantener la imparcialidad en la ejecución de las actividades misionales y operacionales de cada una de las Partes.

Así mismo, las Partes se comprometen en denunciar cualquier tipo de conflicto de interés sobreviniente en la ejecución del Contrato, así como, comunicar cualquier tipo de actuación o situación en la que pueda verse comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto su rol como entidad de certificación digital. De manera especial los contratantes deberán abstenerse de ofrecer o dar, dinero o cualquier objeto de valor, incluyendo, pero sin limitarse a: sobornos, regalos excesivos o entretenimiento, premios, contribuciones, donaciones, empleo u otras oportunidades para los funcionarios del Usuario o a sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, o cualquier otra conducta que una persona razonable pueda considerar como una dádiva, a cambio de que éste realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones. En el supuesto de que se vea comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto a su rol como entidad de certificación digital, por cualquier actuación o situación derivada de la ejecución del Contrato, GSE podrá dar por terminado el Contrato de manera inmediata, sin que haya lugar a indemnización de perjuicios.

26. NOTIFICACIONES

Para todos los efectos relacionados con el Contrato y los presentes Términos y Condiciones, para las notificaciones y/o comunicaciones las Partes acuerdan señalar como datos de notificación la información la diligenciada por el Usuario en FirmaYa al realizar su registro. 

El Usuario acepta y autoriza que GSE le remita información, comunicaciones y notificaciones a su dirección de correo electrónico, a través de mensajes de texto (SMS) o a través de mensajes de whatsapp.

27. INDEMNIDAD

El Usuario mantendrá indemne e indemnizará a GSE y sus subsidiarias, afiliadas, funcionarios, agentes, directores, gerentes, empleados y sucesores de toda reclamación, demanda suya, de sus trabajadores y contratistas, de sus clientes o de terceros por cualquier acto, omisión o falla del Usuario o por el incumplimiento de sus obligaciones, la violación de la ley o regulaciones aplicables. 

28. CESION

El Contrato se celebra en consideración a la naturaleza del Usuario, por lo tanto, no podrá ser cedido, vendido o transferido a cualquier título, sin la previa autorización expresa y por escrito de GSE, que con todo, no está obligado. 

FirmaYa por ser un bien amparado por la ley de derechos de autor es para uso exclusivo del Usuario y tampoco será lícita su enajenación, transferencia, préstamo o cesión a cualquier título en favor de un tercero. GSE no tiene ninguna obligación con ninguna persona que no sea el Usuario y nada en este documento confiere, o pretende conferir, un beneficio a ninguna persona que no sea el Usuario. Si el Usuario o un tercero, con autorización de este, utiliza el software o los servicios, el Usuario es el único responsable del acceso que le brinde y del acceso de estos a la información o datos vinculados al software o al servicio.

29. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mediante la celebración del Contrato, las Partes asumen la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que acceda con ocasión de este Contrato. Por tanto, deberán adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, compilados en el Decreto 1074 de 2015 y cualquier otra ley o norma que las modifique o sustituya. Consecuencia de esta obligación legal, entre otras, las partes deberán adoptar las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico, acorde a la criticidad de la información personal a la que accede.

El Usuario, declara que cuenta con la autorización de los titulares para el tratamiento de los datos personales que suministrará para la correcta ejecución del Contrato, incluidos los relacionados con los clientes, proveedores, trabajadores o terceros.

El Usuario autoriza de forma libre, consciente, expresa e informada a GSE para recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio, y aquellos suministrados en el proceso de registro y autenticación, así como, aquellos recopilados durante la ejecución del Contrato, con las finalidades indicadas en la autorización de tratamiento de datos que otorgue durante el registro en FirmaYa.

Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

El Usuario se obliga a cumplir y respetar la Política de Tratamiento de Datos Personales de GSE.

30. RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SARLAFT

Las Partes declaran que a la fecha de aceptación del presente documento, conocen lo dispuesto en el numeral 5) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades y declaran que de encontrarse en alguno de los supuestos de que tratan los literales A) al H) del mencionado numeral 5), han realizado el análisis de su exposición al riesgo de LA/FT y han establecido su propio sistema de autogestión de este riesgo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4° de la citada Circular Básica Jurídica. En caso de no encontrarse en los supuestos de que trata el numeral 5), las Partes declaran que han tenido en cuenta la recomendación prevista en el último párrafo del numeral 6° de la citada Circular.

De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que le cause con ocasión de dicho incumplimiento. En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal.

Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente contrato serán:

a. Reporte o coincidencia en la lista de Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC de cualquiera de las partes, sus administradores o socios, o empresas vinculadas en cualquiera de los eventos de los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, o las normas legales que determinen reglas sobre vinculación económica;

b. Denuncias o pliegos de cargos penales, fiscales, o disciplinarios, sobre incumplimientos o violaciones de normas relacionadas con el Lavado de Activos o Financiación al Terrorismo contra cualquiera de los mencionados en el literal anterior; y/o con fallo o sentencia en firme debidamente ejecutoriada;

c. Se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación.

PARÁGRAFO: Las Partes declaran que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declaran que ni ellas, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.

 31. ANTICORRUPCIÓN

Las Partes declaran que conocen y cumplen, para todos los efectos, lo previsto en la Ley 1474 de 2011 y en las normas que deroguen, modifiquen o sustituyan la materia reglada por dicha ley. En consecuencia, las Partes declaran incondicionalmente:

a. Que, cada uno de sus propietarios, directores, funcionarios, trabajadores y cualquier otra persona que actúe en su nombre, en relación con cualesquiera transacciones comerciales que las involucren en la República de Colombia, no han realizado, ofrecido, o prometido realizar, ni harán, ofrecerán o prometerán hacer o autorizar ningún pago u otra transferencia de cosa alguna de valor, incluyendo sin limitación, alguna parte de la remuneración o reembolsos que recibiría bajo el presente Contrato, regalo o entretenimiento alguno, directamente o indirectamente a: (i) ningún servidor público, sea empleado público o trabajador oficial (incluyendo pero sin limitarse a Alcaldes, Gobernadores, Secretarios de Despacho, directores, etc); (ii) ningún funcionario o trabajador de la otra Parte, incluyendo pero sin limitarse a Vicepresidentes, Directores, Gerentes, Líderes; (iii) ningún partido político, funcionario de un partido político o candidato para cargo político; (iv) un agente o intermediario para el pago de alguno de los anteriores; o (v) ninguna otra persona o entidad, para efectos de obtener o influir en acciones oficiales o decisiones o asegurar una ventaja indebida con el fin de obtener o retener negocios, o involucrarse en actos o transacciones que de otra forma violen o sean inconsistentes con los principios de cualquier legislación anticorrupción aplicable, incluyendo pero no limitado a leyes anticorrupción de la República de Colombia.

b. Que, cada una de sus filiales y sociedades vinculadas tiene y aplicará controles y procedimientos efectivos de divulgación; lleva y mantendrá libros, registros y cuentas adecuadas y precisas que, en detalle razonable, reflejen de forma exacta y justa cualesquiera y todos los pagos efectuados, los gastos incurridos y los activos que hayan sido objeto de disposición; y que tiene y mantendrá un sistema de controles contables internos que sea suficiente para asegurar la debida autorización, registro y elaboración de reportes de todas las transacciones y para prestar garantías razonables en el sentido que se prevendrán, detectarán e impedirán las violaciones de las leyes anticorrupción de las jurisdicciones aplicables.

c. Que, mediante la aceptación del presente documento, se entiende que las partes otorgan su consentimiento informado y, en consecuencia, autorizan a su Contraparte para comunicar a las autoridades nacionales sobre alguna cualquiera de las situaciones aquí descritas, así como a suministrar a las autoridades competentes, toda la información personal, pública, privada o semiprivada que ellas requieran. Así mismo, autorizan a su Contraparte para efectuar los reportes a las autoridades competentes, siempre en el marco de la legalidad de conformidad con las políticas y procedimientos relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.

De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por toda multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de las obligaciones citadas. Consecuentemente, cuandoquiera que se presente alguna de las conductas aquí descritas o previstas en las leyes de anticorrupción de la República de Colombia, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal.

32. EMPLEO DE COOKIES

GSE puede emplear cookies, al objeto de facilitarle una gestión más ágil y eficaz en de los servicios prestados.

Las cookies son un método de autentificación de usuarios que permiten guardar constancia del identificador asignado en el momento del registro del Usuario, de manera que en lo sucesivo se evita reiterar los trámites propios de nuevos registros.

El Usuario puede configurar el navegador de su ordenador para que le advierta del acceso de cookies y, en su caso, de impedir la recepción de estas en el disco duro.

Así mismo, mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los Usuarios que utilizan FirmaYa.

Con estas herramientas, GSE podrá recopilar información de cada Usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del Usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

En esta medida, GSE podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. GSE usa esta información para fines analíticos. El usuario de GSE podrá deshabilitar estas herramientas.

Las actividades de seguimiento adelantadas por GSE también podrán realizarse dentro de FirmaYa, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el Usuario.

El Usuario al crear su cuenta y hacer uso de FirmaYa acepta que GSE puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, fíliales o vinculadas de GSE en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.

El Usuario en cualquier momento puede solicitar a GSE que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo establecidas en las políticas de protección de datos personales o comunicarse a través del chat de atención al cliente.

33. POLÍTICAS DE GSE 

Con la aceptación de los Términos y Condiciones, el Usuario se obliga a cumplir con lo estipulado en las políticas de GSE las cuales se encuentra publicadas en su página web (https://gse.com.co/politicas/) y hacen parte integral del presente Contrato. Para ello, deberá suministrar evidencias del cumplimiento de las mismas cada vez que, GSE se lo solicite.  

34. SEGURIDAD

GSE está comprometida con la seguridad. Es por ello que utilizamos centros de datos seguros con alimentación redundante y conectividad a Internet. GSE emplea precauciones comercialmente razonables para mantener la seguridad del sistema, incluido el uso de métodos de cifrado estándar de la industria para evitar el acceso no autorizado a los documentos de los clientes y la información de la cuenta almacenada en nuestros servidores. El Servicio también protege la información con el protocolo de seguridad HTTPS durante la transmisión a su navegador web. 

GSE utiliza claves de firma individuales en lugar de una sola clave centralizada. Su clave de firma puede ser mantenida en el servidor FirmaYA en nuestros HSM, de acuerdo al cumplimiento de los Criterios Específicos de Acreditación CEA emitidos por el Organismo Nacional de Acreditación – ONAC. También puede emplear derechos de acceso a documentos por documento antes de compartir sus documentos. Por supuesto, el Servicio no puede proteger ninguna información después de que haya abandonado el Servicio.

35. USO ADECUADO

Con la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, el Usuario se obliga a cumplir con ellos y con todas las leyes y regulaciones locales, estatales, nacionales e internacionales aplicables y todas las regulaciones, políticas y procedimientos de Internet, incluidas todas las leyes de exportación y de otro tipo relacionadas con la transmisión de datos técnicos exportados desde cualquier país a través del Servicio, así como, con la Declaración de prácticas de certificación y políticas de certificación vigentes de los servicios de GSE. 

Así mismo, el Usuario se obliga a no utilizar el Servicio y FirmaYa para fines ilegales, para interrumpir el Servicio o FirmaYa o para distribuir contenido que viole la privacidad, la propiedad intelectual u otros derechos de propiedad de terceros, o para fines que GSE determine razonablemente que son ilegales, obscenos, difamatorios, acosadores, fraudulentos, abusivos, amenazantes, dañinos, vulgares u objetables. El Usuario es responsable del contenido de sus transacciones a través de FirmaYa. 

36. DISPOSICIONES GENERALES

36.1 VISIBILIDAD DE MARCA O LOGO 

El Usuario autoriza de manera expresa a GSE para que pueda incluir su marca o logo en material publicitario que contengan los servicios ofrecidos por GSE, y solo cuando sea necesario o útil hacer visible la marca como referencia a clientes que han utilizado o que utilizan los servicios ofrecidos por GSE. Se entiende que esta autorización se aplica únicamente para incluir la marca o logo en piezas publicitarias de GSE y en ofertas de servicios a potenciales clientes, por lo cual GSE no podrá en ningún caso hacer uso distinto al autorizado

36.2. TERRITORIALIDAD

El licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de FirmaYa y los servicios prestados por GSE, se otorgan de manera exclusiva para el territorio COLOMBIANO, en caso de que el Usuario dé uso de FirmaYa por fuera del territorio colombiano, se requerirá una ampliación especial y adicional, por la cual el Usuario deberá pagar un valor adicional.

36.3 DIVISIBILIDAD

La invalidez e inexigibilidad de alguna o algunas de las disposiciones los presentes Términos y Condiciones no afectará la validez o exigibilidad de las demás disposiciones del mismo. En estos eventos las Partes se obligan a negociar de buena fe un punto válido y legalmente exigible que tenga el mismo propósito o finalidad que el que adolece del vicio de invalidez o inexigibilidad, con el fin de sustituirlo.

El hecho de que GSE no ejerza o haga cumplir cualquier disposición de este Acuerdo no constituirá una renuncia a dicha disposición.

Versión: 1 Implementación:15/09/2021 Clasificación de la información: Pública